Mudar dá trabalho. Mas continuar operando em um sistema que suga o tempo e a energia do seu RH custa muito mais caro.

Se a sua rotina de fechamento de folha envolve acessar três portais diferentes, pagar faturas distintas e lidar com múltiplos suportes de atendimento, você sabe do que estamos falando. A boa notícia? Mudar para o modelo de multibenefícios é um processo seguro, lógico e sem atritos, desde que feito com o planejamento correto.

Neste guia, vamos mostrar como estruturar essa transição de forma inteligente, sem deixar nenhum colaborador na mão e sem gerar dores de cabeça contábeis.

O problema atual: o caos dos múltiplos fornecedores

Por muito tempo, o RH foi refém do “kit sobrevivência”: um cartão para alimentação, outro para refeição, um passe de ônibus, um convênio de farmácia e o reembolso do combustível feito via planilha.

Na prática, esse modelo fragmentado gera um efeito dominó negativo:

• Sobrecarga Operacional: O RH gasta dias negociando taxas, validando saldos e pagando diferentes faturas.

• Insatisfação da Equipe: O colaborador fica com a carteira cheia de cartões de plástico, esquece as senhas e vive frustrado porque o vale-refeição não passa no restaurante perto de casa.

• Falta de Dados: Não há uma visão clara de como a empresa está investindo no bem-estar, pois os dados estão espalhados em sistemas que não se comunicam.

O que muda com os Multibenefícios?

A migração para uma plataforma de multibenefícios, como a Flew, substitui a fragmentação pela centralização.

Você troca os vários cartões e contratos por uma única plataforma e um único cartão (com ampla aceitação). A empresa deposita o valor total e, através do aplicativo, o saldo é distribuído nas categorias que fazem sentido para a realidade daquele colaborador (como Alimentação, Saúde, Mobilidade, Home Office e Cultura), respeitando as regras trabalhistas.

O resultado? O RH passa a pagar apenas uma fatura por mês. O colaborador ganha a liberdade de usar o benefício onde realmente precisa.

Passo a passo: A transição descomplicada

Muitos RHs adiam a mudança por medo de que o processo seja caótico. Para evitar isso, dividimos a migração em 4 fases focadas e seguras:

Fase 1: Mapeamento e Alinhamento

• Levante todos os contratos atuais de benefícios, prazos de cancelamento e se há saldos remanescentes.

• Defina o valor total que será disponibilizado por colaborador.

• Escolha as categorias que farão sentido para a sua equipe (ex: quem está em home office precisa mais de auxílio internet do que mobilidade).

Fase 2: Parametrização e Configuração

• É a hora de configurar a plataforma. Juntamente com a equipe da Flew, o RH define as regras de uso.

• Atenção especial ao PAT: É aqui que separamos e “travamos” o saldo exclusivo para Alimentação e Refeição para garantir 100% de segurança jurídica e isenção de encargos, deixando o resto do saldo livre para as outras categorias.

Fase 3: Comunicação e Onboarding (A Fase Mais Importante)

• Não entregue apenas o cartão; entregue o conceito. Faça uma comunicação interna clara explicando o que são multibenefícios e como usar o novo aplicativo.

• Mostre a novidade não como uma simples “troca de fornecedor”, mas como um novo benefício de liberdade e flexibilidade que a empresa está oferecendo.

Fase 4: Distribuição e Virada de Chave

• Faça a entrega física ou virtual dos novos cartões.

• Programe o primeiro depósito na nova plataforma para coincidir com o início do mês ou do seu ciclo de folha.

• Cancele os contratos antigos apenas após a primeira carga do novo cartão estar validada e funcionando.

Erros comuns na hora de migrar (E como evitá-los)

Para que a transição seja perfeita, fuja destas armadilhas:

1. Migrar no meio do ciclo: Isso cria uma confusão gigante na folha de pagamento e no eSocial. Planeje a “virada de chave” sempre no dia 1º ou no início do ciclo contábil da empresa.

2. Falha na comunicação: Se o colaborador tentar usar o saldo de “Cultura” para pagar o supermercado, o cartão será recusado. Educar a equipe sobre como as categorias funcionam no aplicativo é fundamental.

3. Ignorar as regras trabalhistas: Não coloque todo o saldo como “livre” se a sua empresa utiliza o PAT. É essencial usar uma plataforma que permita a trava de categorias para manter o compliance em dia.

Resultados esperados

Ao concluir a migração, o impacto é sentido de forma quase imediata. O seu RH vai notar:

• Redução drástica de tempo: O fechamento de benefícios que levava dias passa a ser feito em poucos cliques, com apenas uma fatura para o financeiro pagar.

• Fim do suporte de senhas e perdas: O próprio colaborador resolve bloqueios, troca de senhas e visualização de saldos diretamente no app da Flew.

• Aumento do engajamento: A percepção de valor do benefício dispara. O colaborador sente que a empresa finalmente entende e respeita as suas necessidades individuais.

Migrar de vários cartões para uma plataforma única não é apenas uma melhoria de processos, é um upgrade na cultura da sua empresa.

Quer tirar o seu RH do modo operacional e focar no que importa de forma segura? Fale com os especialistas da Flew e descubra como podemos desenhar juntos o plano de migração ideal para a sua empresa.